如何製作Google表單? Forms懶人包怎麼做表單管理? 意見統計資料收集都好用! 發案報名表設計問卷調查跨平台裝置訂購單下午茶團購雲端無紙電子化(完整示範一次學會)－鑫部落心經營!

[部落客教學]如何製作Google表單? Forms懶人包怎麼做表單管理? 意見統計資料收集都好用! 發案報名表設計問卷調查跨平台裝置訂購單下午茶團購雲端無紙電子化(完整示範一次學會)

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Google 的雲端服務相當豐富，其中的「表單」，是一項實用的功能。不論想製作報名表、問卷調查、訂購單、下午茶團購單，各式各樣的意見整合或資料收集都好用!

只要簡單五個步驟，就可以從零變成彙整報表，真的厲害! 操作方式如下:

(1)在自己的 Gmail 雲端硬碟頁面設計表單 (需要有 Gmail 帳號並登入)
(2)將製作好的表單網址分享出去 (透過 FB、網頁、mail、QR code......)
(3)自動收集所有填單資料，並回傳到自己的雲端硬碟
(4)檢視彙整摘要表或個別表單
(5)轉換成 XLS 格式之表單

過程全雲端處理、電子化無紙作業，快速又方便!

為了方便閱讀，我把文章分成 4 個部份，大家可以由淺入深慢慢了解。

Part 1 - Google 表單基本概念與設計示範
Part 2 - 連結分享與資料檢視
Part 3 - 轉換成試算表
Part 4 - 短評與其他心得

Part 1 - Google 表單基本概念與設計示範

請進入 Gmail，點擊一下右上角的「九宮格小方塊」圖示 (其功能為 Google 應用程式)，再從下拉式選單中執行「雲端硬碟」。(請同時參考圖片中的步驟順序 ①②③......，以下皆同)

在 Google 雲端硬碟主畫面，展開左上角附近的「我的雲端硬碟」下拉式選單。

「Google表單」被歸類在「更多」底下。

初始的進入畫面是一張空表單，中間為主要的表單作業區。右上角區域與右側旁邊，都配置了功能鍵，功用為設定或插入物件以豐富表單，等一下會適時做一些補充。

表單的基本功用有二，第一個是「問題」，它是用來設計表單內容的工具，也就是一開始必須先做的事。

第二個「回覆」則是用來檢視所有回傳資料，由於目前單子還沒做好，所以點了還不會看到任何東西，它屬於後段的作業。

編輯的第一步，首先需要更改的就是表單標題，以及第一題的題目名稱。直接點擊欄位名稱或空白處就可以進行修改。

值得注意的是，每個題目旁邊都有一個下拉式選單可以做設定，11 種選項能讓題目型態更為靈活。

通常表單一起頭，會希望知道填單者的姓名，因為字數不多，所以選擇「簡答」最為適合。相對之下，如果需要收集比較長的意見，就請選用「段落」。

每個題目都可以單獨設定成「必填」與否，必填的項目，在完成的表單上會伴隨一顆紅色的乘號 (*) 當標記。右下角的直立 3 點圖示，可以為問題加上說明，例如補充條件範圍或引導如何填單的訊息......。

上個圖片中，③ 號的功能為複製問題，簡單說就是把上一題內容拷貝後新增一題。如果你的表單有類似題目型態，此功能會很方便。

右側旁邊功能鍵，除了可以新增問題外(黑底加號圖示)，還能用來插入影片、圖片或增加標題或段落。所謂「新增問題」，是指使用 Google 表單的預設值，即從簡答題型重新開始。

如果有需要，地址、電話、郵件、FB 、LINE......，都可以選擇當成必要填寫項目。

不過這一次製作網路訂購單示範，最關鍵還是列出商品項目。目前提供了三項，並將它們暫定成下拉式選單。

封面或每一題，都可以選擇插入圖片或影片當作輔助，提供填單者更詳盡的視覺化訊息。

上個圖片中，② 號的功能為插入圖片。其操作直覺簡單，只要開啟檔案管理員，再把想用的圖片拖曳到編輯區虛線內就可以了。

整張圖片也可以上下移動到最適當的位置。如果你已經有製作好的 DM 或影片，也可以把它們當成來源檔案置入。

「區段」是一個選用項目，簡單講就是把表單分成多頁的方式。

我比較喜歡簡單扼的表單。除非有必要，否則不能帶來好處的多頁表單，可能會影響填寫意願。

如果不需要，可以點擊區段右邊的直立 3 點圖示，叫出「刪除段落」將之移除。其他區段功能，還有「複製」、「移動」以及「與上一個區段合併」。

順便一提，圖片可以指定一段連動的提醒文字，當游標停留在圖片上數秒鐘，就可以自動顯示一段訊息，例如畫面中的 cursor (這當然可以是任何文字，譬如"請繼續輸入，Thank you!")。

問題被設定成下拉式選單，是多個選一個的概念。如果你想促銷的商品只有一款，卻有多種顏色或套餐區別，使用這個型態最方便。

當然，也可以運用一張表單來受理多種產品項目之訂購，這時候勾選「核取方塊」會更適合。

如果想加上數量該怎麼辦? 可以考慮每個常用項目用兩個下拉式清單問題來組合。其他無法列出來的，可以用簡答或段落做例外的處理。

畫面右上角還有其他功能鍵，調色盤圖示代表更改表單底色，眼睛圖示是預覽，齒輪為設定。

目前表單背景，已經從藍紫色調整成淺綠色。

想知道表單的外觀，請點擊一下眼睛圖示，就可以產生預覽畫面。

目前畫面右上角的鉛筆圖示，是用來在預覽完畢後，返回表單編輯畫面。

右上角的齒輪圖示代表設定，可以點擊它以進行細部的一些調整。

裡面有一般、簡報、與測驗 3 個分類，各自有一些選項。平常使用的表單，基本上不需要更改，直接用系統預設的選項就可以了。

表單完成後，請點擊畫面右上角的「傳送」。這個動作的目的，是產生一個表單連結網址。

緊接著畫面會彈出一個對話小視窗，傳送方式可分:

(1)電子郵件。需要逐一輸入e-mail，多組帳號中間用分號區隔。此方式的好處是，填完後直接便可以發送，亦可在電子郵件中置入表單，讓收件者直接填寫。
(2)連結。一個指引到表單的 www 網址，簡單但使用彈性最大。
(3)嵌入 HTML。表單連結與網頁原始碼整合在一起，讀者直接可以在網頁看到一個表單。適合熟悉 HTML 編輯的用戶。

三種方式不限定只用一種，有需要能一起混用，最後統計資料都會自動彙整。

目前畫面最右上角的登入 ID (綠色 M) ，旁邊有個直立 3 點圖示，可以點進去展開下拉選單做「新增協作者」設定，讓此表單變成共同管理。(註: 後面會有進一步的用途說明)

小視窗內的「收集電子郵件」，若有勾選將直接在表單裡增加一個題目，等於是一種快捷功能。如果已經在表單內有類似電子郵件欄位，就不必重複使用本功能。

縮短網址為選用項目，若想直接在 FB 張貼，建議搭配使用。

點擊「複製」，把網址拷貝到剪貼簿，再進行轉貼。

Part 2 - 連結分享與資料檢視

針對你的目標客戶，挑選最適合的方式，在網頁、社群平台或 mail......，夾入前述表單網址於貼文內，進行分享與投放。

測試樣本，模擬客戶 A 填單。假若必填的項目漏填，將會出現提醒訊息。

點擊單子最底下的「提交」，就完成填寫。

畫面上會顯示訊息，讓填單者確認。

同時間，表單資料會自動回傳給表單擁有者。(實際上，你等於是開放一小塊共用空間，限定他人可儲存資料到你的 Google 雲端硬碟內)

測試樣本，模擬客戶 B 填單。

怎麼追蹤回傳的表單?

有 3 種方式，包括雲端硬碟主頁最上面的快速存取區，往下一點的檔案區，或者表單主頁都可以找到。

打開想要追蹤的表單，點擊畫面中的「回覆」。首先出現的稱為「摘要」，它屬於彙總性的資料表。

目前只有兩位填單，所以就是兩筆彙整。

訂購數量之累計，有助於進銷存核對之參考。

除了摘要之外，可以點擊「個別」，以檢視每一位客戶的表單內容，這可以當成聯絡與出貨的依據。

基本管理有表單之列印與刪除(點擊表單右上角的直立 3 點圖示進入)。

測試樣本，模擬客戶 C 填單。

回覆數確實增加 1 筆了。

摘要內容也一起更新無誤。

Part 3 - 轉換成試算表

除了在網頁上直接看，我認為轉換成試算表更好用。

點擊畫面中的綠色試算表小圖示，接著會彈出一個對話小視窗，請選擇「建立新試算表」。

一個試算表連結立即產生，請點擊畫面左下角的「開啟」。

直接可以從網頁開啟檔案，進行相關作業。改成試算表的方式，便利性大增!

Part 4 - 短評與其他心得

以上示範的，都是以單人作業為主，即表單建立者為管理者。如果需要多人共享，例如讓出貨部門即時處理後段作業，只要進入雲端硬碟設定功能內的「新增協作者」就能辦到(登入 ID 旁邊的直立 3 點圖示)。

如果公司郵件系統沒有類似工具，可以運用此 Google 表單並產生連結，再把連結經由公司 mail 群組發送出去。之後進入 Gmail 雲端硬碟，一樣能達到資料收集與統計之目的。(表單管理路徑: ① Gmail --> ② 公司 mail --> ③ Gmail)

還有一個重點，示範的頁面雖然都是在電腦上進行，實際上填單者(或目標受眾)可以選擇直接在手機上開啟 mail 或表單連結，具備跨裝置與平台優點。不論展開表單、填寫與提交，所有動作都完全沒有問題。因為方便，填單者隨時隨地都能做，滲透性與填寫意願都將提高。同事外出再也不是問題，只要他們能上網，就不用擔心無法取得資料。

Google 表單對於提升工作效率有顯著幫助，輕輕鬆鬆就可以整合意見並加以管理、分析。下午買雞排奶茶還在使用 A4 紙傳閱各部門? 這樣落伍了哦! 今天起，請改用 Google表單吧!

2018/3/2 補充:

鑫部落接受 1111 人力銀行邀請，本文同步授權刊登於 1111 職涯論壇-行銷企劃幫。