[教學]Gmail 專用的郵件已讀(開啟/回條)追蹤擴充功能(外掛,插件) MailTrack for Gmail

    企業版 Gmail (或稱公司網域專用的電子郵件, 包括 Google Apps for Work、Google Apps for Education 和 Google Apps for Government 的客戶) 本身具備回條功能, 即郵件已讀追蹤。然而大家一般常用的免費個人版, 因為產品差異化所以沒有提供。pixnet-0156-00 

幸好, 位於西班牙巴塞隆納的「The Mail Track Company S.L.」開發了 MailTrack for Gmail (http://mailtrack.io/en/), 為廣大 Gmail 個人版用戶補足了回條功能, 能了解信件是否已被對方開啟。 

開啟 Chrome 瀏覽器, 進入線上應用程式商店的 "MailTrack for Gmail" 外掛程式 (Plugin)專頁 , 然後點擊右上角「ADD TO CHROME」將它加進 Chrome 裡面。

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網頁會彈出提示訊息視窗, 請點擊「新增擴充功能」, 繼續後面的安裝步驟。

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準備登入, 請點擊「SIGN IN WITH GOOGLE」。此動作是指登入到 mailtrack.io 網站, 讓你的 Gmail 帳號與 MailTrack 連結在一起。有些追蹤作業必須靠 mailtrack.io 網站搭配, 如果沒登入, MailTrack 就不會有作用。(註: .io 為英國海外之英屬印度洋領地國家及地區頂級域 (ccTLD) 的域名, 而 IO 同時也是 Input/Output (輸入/輸出)的慣用縮寫, 拿來當做 IT 相關網站域名使用, 相當搭。

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這畫面是讓用戶選擇 MailTrack 版本, Free 或 for Work, 平常只要用基本功能的免費 Free 版就足夠了, 請點擊「SIGN UP FREE」, 註冊為免費用戶。工作用的專業版 (for Work) 是需要付費的, 差別是解除封印, 多開放 6 個功能項目。建議第一次先以 Free 版體驗, 覺得實用想升級, 以後再做也不遲。

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連結完成, 返回 Gmail。以上設定過程, 已經把外掛程式安裝與登入 MailTrack.io 網站兩個重要動作, 一次執行完畢。

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回到 Gmail, 立即在收件匣內會看到一封 MailTrack 團隊送來的歡迎信。 

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這封信是歡迎新用戶加入 MailTrack, 成為 40 萬愛用者之一員。信的下面還有一些提醒與使用限制說明:

(1)測試 MailTrack 時, 不能寫信給自己, 程式不辨識自送自收的情形
(2)免費版程式會自動插入 MailTrack 簽名, 有需要可逐封單獨取消 (付費版可設定全面關閉)
(3)在未安裝 MailTrack 的裝置(如手機)上, 開啟自己的郵件,它們的狀態將被標示為已讀
(4)MailTrack 有可能不相容其他 Gmail 外掛程式

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MailTrack 啟用後, 在 Gmail 畫面右上角區域會看到一個新圖示, 外觀為打開的信封及打勾符號。此圖示在 v1.23.0 原來是黑白兩色, 新版本 (v1.27.0) 打勾符號的部分已被調整為白底綠字, 更為醒目。它其實是一個超連結, 點擊它可進入 MailTrack 的網頁界面, 這部分細節, 我等一下再說明。

在 Gmail 郵件清單裡, 每封信前面的標記區, 原本只會有 3 個圖示, 現在新增了第 4 個, 為 MailTrack 專屬的雙勾圖示。MailTrack 雙勾圖示的第一個綠色勾勾, 代表郵件已成功傳送給對方。當收件者開啟這封郵件後, 我們 Gmail 同一封郵件的 MailTrack 雙勾圖示, 會馬上顯示為兩個綠色勾勾, 代表對方打開過這封郵件。

將 mouse 游標移動到MailTrack 雙勾圖示, 將出現黑底白字的讀取記錄與摘要狀態說明。如果是一封來回好幾次的郵件, 還可以看到被讀過幾次, 首次發信後多久被讀取等資訊。

灰色的 MailTrack 雙勾圖示表示, 該封郵件是從不支援(未安裝) MailTrack 的裝置發送過來, 這是沒辦法追蹤的 (v1.23.0)。不過新的版本 v1.27.0 已取消這圖示, 直接留一格空白。

由此可看到 MailTrack 與 Gmail 界面整合得很完美, 非常直覺、且簡單易用。

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進入 Chrome 瀏覽器的擴充功能頁面 (chrome://extensions/), 可檢查 MailTrack 啟用情形, 當時安裝的版本為 1.23.0。目前最新版本是 1.27.0, 剛剛有提到, 有些小地方已有些微變動。

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不想使用, 點擊一下垃圾桶便可移除, 將出現一個意外的道別畫面, 很逗趣可愛。當然這只是個模擬, 好用的東西, 怎麼可能捨得刪除它?

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MailTrack 可以追蹤的是由你發出去信件, 包括寫新信、回信或轉送都算。因此 MailTrack 只需在自己的 Chrome 安裝就行了, 對方有無 MailTrack 並不影響。只要 MailTrack 持續在作用中, 追蹤機制是全自動的, 不需要特別做什麼, 平常只要看一下狀態就可以了。

實際寫信時, 你會發現信的結尾都會多一行 MailTrack 簽名, 這是自動插入的, 有行銷推廣的用途, 算是交換免費使用 MailTrack 的小小代價。預設值是每封信會附加, Free 免費版沒辦法改變設定, 但有需要可針對每一封單獨取消, 點擊「X REMOVE」即可。

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要追蹤信件, 除了透過 Gmail 以外, 也可進入 MailTrack 網站檢視。點擊 Gmail 畫面右上角的 MailTrack 打勾信封圖示, 再從項目清單中選「Dashboard」,就能連結出去。如同儀表板般, 訊息被單純化, 清單只列出受 MailTrack 控制的信件, 不必要的東西通通排除在外。這畫面可以讓你更清楚、快速地掌握信件的追蹤狀態, 其預設範圍為全部信件, 有需要可再進一步過濾為已讀與未讀 。

Dashboard 右上角區域顯示了 Gmail 登入狀態, 當出現自己的 Gmail 帳號代表已完成登入, 可正常使用 MailTrack 功能。這裡也使用一致的 MailTrack 雙勾圖示來呈現追蹤狀態, 一個綠勾代表郵件已傳送, 兩個綠勾表示對方打開過這封郵件。

我用一封信件來示範信件追蹤過程, 底下圖片中黃框標出的測試信件, 是稍早透過 Gmail 帳號轉發的, 對方還沒有開啟它, 所以只能見到一個綠勾。

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在同一台筆電進行測試, 方便即時觀察。用 IE 瀏覽器進入收信者信箱, 再打開這封測試信, 開啟的動作就能被偵測到, 最明顯的是 Windows 電腦桌面右下角馬上彈出一個 MailTrack 桌面訊息。這是更為顯目, 即時的通知。

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回到 Dashboard 網頁, 該封信件前面的 MailTrack 圖示果然變成兩個綠勾了。 

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Gmail 呢? 也沒問題, 一樣可以看到兩個綠勾。雖然我上面是用三張截圖來展示, 不過實際上, 信件追蹤狀態更新是不會感覺時間差, 也就是 MailTrack.io 網站、Windows 電腦桌面通知, 與 Gmail 是同步發生的。

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前面提過多次的 Gmail 右上角 MailTrack 打勾信封圖示, 點擊後的 6 個項目, 剛剛都沒有參考圖片, 現在把它們都秀出來。功用如下:

「Settings」, 登入帳戶與選項之設定網頁。

「Support」, 寫信給 MailTrack 客服 (feedback@mailtrack.io), 回報問題或意見回饋都可以用, Gmail 將開啟新信, 軟體版本資訊都會自動帶入 (Chrome, MailTrack, Windows)。

「FAQs」, 問答集與線上說明文件。

「Dashboard」, 前面有出現過的 MailTrak 主控畫面,  其實直接進入這裡, 上面的 Settings, FAQs 都可以執行。

「Invite」, 邀情好友加入 MailTrack 一族, 如果你覺得好用, 這是一個簡易快速的幫推工具, 把大家都拉進來吧! 預設名單是, 你曾透過 MailTrack 發信過的所有收件人。

「Upgrade」, 升級為 for Work 專業版, 釋放 6 項額外功能。

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「Settings」之下的 Account 頁面是設定登入帳戶之用, 姓名等資料會自動抓 Gmail 既有的, 最好順便檢查一下 Timezone 與 Country 的設定值是否符合, 否則日期時間戳記的顯示會不正確。更改後, 記得點擊「Save Settings」存檔。

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「Settings」之下的 Preferences 頁面是偏好設定值, 然而免費個人版能改變的很有限, 大多數都是 for Work 才有權調整。目前 MailTrack 桌面通知是啟用中, 如希望關閉, 取消 Desktop Notifications 的勾勾即可 。 

MailTrack 簽名可設定為全面關閉, 但只有付費版才可。

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點擊了綠底白字的「 for Work」,會提醒你做升版動作。

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升版的費用是多少? 原廠提供了三種套餐, 買的期間越長省得更多, 2 年期相當於 7 折優惠。 分 6 個月, 1 年與 2 年期, 依序為 30、48 與 84 美元。它是透過信用卡付款, 且有附帶 30 天退費保證措施。

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這邊的「Support」不是發 mail, 而是指 Support Center, 與「FAQs」的頁面是完全一樣的, 有意深入了解 MailTrack, 這邊能找到更多資訊。 

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從上面的介紹, 我們知道 MailTrack 不僅與 Gmail 無縫整合, 且回條功能非常直覺易用。環境只要第一次設定 OK, 原則上不需要再更動些什麼, 也不用改變原有使用 Gmail 的習慣, 它就能默默地在背景為你服務。

知道對方是否開啟過郵件只是一個狀態, 開啟並不代表該封信被全部閱讀過, 卻有助於掌握後續跟進的動作。譬如說, 有些郵件只要確定送達就行了,但有些比較重要或具備時間性的 mails, 如果已被開啟卻很久都沒丟訊息出來, 或許要用電話或 LINE 聯絡一下對方了。

MailTrack 的運作原理是在你的 mail 暗藏一個很小但不可見的圖片, 藉由它來判別追蹤狀態。雖然原廠沒有說明架構細節, 但可推斷 mailtrack.io 在中間扮演了重要的中繼者角色。如果信件是以純文字模式傳送, 或收信人設定了阻擋圖片(故意不顯示圖片), MailTrack 的追蹤功能將無法順利運作。

使用同一部電腦測試的朋友, 要注意避免用 Chrome 去開另一個信件客戶端, 否則狀態不會正常更新。假設要從 Gmail 電子郵件帳戶傳送一封測試信到 HiNet 電子郵件帳戶, Gmail 搭配 Chrome 瀏覽器, HiNet 的電子郵件帳戶 (web mail) 要使用 IE 去開啟, 運作就不會有問題。

MailTrack 目前只能搭配 Google Chrome 瀏覽器  (V41 或後續版本) 以及 Gmail ,根據原廠訊息, 行動裝置與其他電子郵件客戶端仍在開發中。有興趣的朋友, 請密切關注原廠網站的新版本消息。

 

軟體版本:

Windows 7 64-bit SP1

Chrome 版本 46.0.2490.86 m (64-bit) 

MailTrack for Gmail v1.27.0

 

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